Tugas MPPL Kerangka Acuan Kerja (KAK) Aplikasi Sistem Perpustakaan "SMA Negeri 4 BOGOR" Berbasis WEB

TUGAS MPPL

KERANGKA ACUAN KERJA

Aplikasi Sistem Perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” Berbasis Web

Oleh:

Kelas F
I Nyoman Pande Wahyu       (5113100002)

Setiyo Adiwicaksono             (5113100020)

Dosen

Fajar Baskoro, S.Kom., M.T.

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

 2016

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

1.       LATAR BELAKANG

Perpustakaan tak bisa dipisahkan dari pembelajaran siswa – siswi di sekolah dalam mencari ilmu pengetahuan. Fasilitas yang disediakan sekolah ini, sangatlah bermanfaat bagi semua siswa apabila bisa memanfaatkannya secara maksimal. Koleksi buku pada perpustakaan hendaknya selalu diperbaharui pada setiap peroidenya sesuai dengan penerapan system pendidikan yang diterapkan oleh pemerintah. Namun, tidak semua perpustakaan menerapkan teknologi dalam proses kegiatan perpustakaan seperrti peminjaman buku, pendaftaran anggota, pencarian buku dan lain – lain. Hal ini membuat kegiatan perpustakaan dilakukan secara manual atau menggunakan pembukuan.

SMA negeri 4 bogor merupakan salah satu sekolah menengah atas negeri di Kota Bogor. Pada tahun 2012 ini, Sma 4 bertekad memperbaiki infrastruktur dan kinerja para guru – guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis internasional. Namun, perbaikan infrastruktur tidak dibarengi dengan perkembangan system computer di dalam sekolah ini. Salah satunya adalah belum terkomputerasinya system pengelolaan perpustakaan.

                Dengan menganalisa gejala – gejala permasalah tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi perpustakaan yang diterapkan pada sekolah ini. Aplikasi tersebut berbbentuk web yang berisi kegiatan – kegiatan perpustakaan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah system terkomputerasi, contoh seperti pengelolaan daftar buku yang dipunya oleh perpustakaan dalam bentuk database. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan user interface yang user friendly, sehingga bagi perngguna yaitu pegawai perpustakaan bisa menggunakan dengan mudah.

2.       MAKSUD DAN TUJUAN

1)      Memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku lebih cepat dari sebelum system ini dibuat.

2)      Proses pemeliharaan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media computer dan proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerasi.

3.       SASARAN

Terwujudnya sistem perpustakaan yang berbasis web untuk meningkatkan kinerja dari perpustakaan dan mendukung SMA 4 Bogor menjadi sekolah yang tidak hanya berbasis internasional, namun menjadi sekolah negeri yang berbasis teknologi informasi kedepannya.

4.       NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Pihak Developer pembuat Aplikasi Sistem Perpustakaan berbasis Web dan SMA Negeri 4 Bogor

5.       SUMBER PENDANAAN

Anggaran pendanaan pembuatan Aplikasi Perpustakaan berbasis WEB , dengan biaya sekitar Rp.29.450.000,00 (dua puluh Sembilan juta empat ratus lima puluh ribu rupiah) termsauk biaya pengerjaan dan biaya persiapan.

6.       LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

a)      Lingkup kegiatan:

a.       Menganalisis setiap prosedur – prosedur yang berhubungan dengan pendaftaran anggota, cara peminjaman buku, pengembalian buku dan pengarsipan data

b.      Mendesain sebuh sistem yang mendukung dari sebuah sistem serta menunjang kinerja dari sistem ini

c.       Membuat sebuah program yang mengimplementasikan sistem perpustakaan

d.      Membuat modul pengembangan

                                                                                             i.            Modul daftar buku yang tersedia

                                                                                           ii.            Modul pendaftaran anggota

                                                                                          iii.            Modul peminjaman buku dan pengembalian buku

                                                                                         iv.            Modul pengorganisasian data

                                                                                           v.            Modul pemeliharaan data buku

b)      Lokasi kegiatan

SMA Negeri 4 Bogor

c)       Data dan fasilitas penunjang

a.       Penyediaan oleh pengguna jasa

Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa:

                                                                                       i.      Laporan dan Data

1.       Data permohonan Aplikasi Sistem Perpustakaan dalam bentuk kertas

2.       Data permohonan Aplikasi Sistem Perpustakaan dalam bentuk elektronik

                                                                                     ii.      Akomodasi ruang dan kantor

Sebuah ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet (dapat berupa hotspot maupun kabel internet)

                                                                                    iii.      Staf admin

2 orang admin, yaitu 2 orang staff perpustakan yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan Aplikasi Sistem Perpustakaan

d)      Alih pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

7.       METODOLOGI

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Perpustakaan Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut :

1.       Analisis Kebutuhan

Mempelajari proses – proses dan identifikasi data – data yang dibutukan dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakan berbasis web.

2.       Desain Fungsi

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram, desain file, desain table, relasi table, dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi – fungsi bisnis yang dikehendaki.

3.       Pemrograman

Melakukan coding  untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan, kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan besar – kecilnya harga aplikasi tersebut

4.       Pengujian

Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem

5.       Instalasi

Mengganti sistem lama dengan menempatkan sistem baru yang telah dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah selesai dengan fungsinya

6.       Pelatihan

Sebelum aplikasi program dijalankan atau dikunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih pegawai perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.

7.       Pemeliharaan

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

8.       Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.

8.       JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 70 (tujuh puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan dan tambahan 30 (tiga puluh) hari untuk memastikan produk bisa beroperasi di kalangan end user dengan baik.

9.       KUALIFIKASI

Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:

a)      Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Sistem Manajemen Kemananan Informasi pihak SMA NEGERI 4 BOGOR.

b)      Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi berbasis WEB dengan skala besar.

c)       Pernah mempunyai pengalaman sebelumnya dalam membuat proyek aplikasi berbasi web.

d)      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

e)      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

f)       Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.

g)      Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.

h)      Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim Guru IT SMA NEGERI 4 BOGOR.

i)        Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan perpustakaan SMA NEGERI 4 BOGOR.

j)        Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10.   TENAGA AHLI

Untuk mengembangkan sistem Informasi perpustakaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” berbasis web, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing – masing, sebagai berikut :

a)      Ketua tim (Project Manager)

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1), berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan hingga selesai agar sesuai dengan jadwal yang telah dibuat. Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang dan merangkap mejadi sistem analis.

b)      Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database minimal 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang dan merangkap dengan Project Manager.

c)       Graphic dan Software Engineer

Graphic dan Software Engineer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang disediakan minimal 1 (satu) orang.

11.   KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

a)      Aplikasi Sistem Perpustkaan “SMA NEGERI 4 BOGOR” Berbasis Web yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk memberikan pelayanan terkait perpustakaan secara cepat, tepat, dan mudah.

b)      Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.

c)       Program dengan source code.

d)      Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual

e)      Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)

f)       Cara melakukan instalasi aplikasi

g)      Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah .docx dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

12.   LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

a)      Laporan pendahuluan, berisi:

a.       Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh

b.      Jadwal kegiatan penyedia jasa

b)      Laporan mingguan

a.       Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi

b.      Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami

c.       Presentasi/progress hasil pekerjaan

c)       Laporan akhir

a.       Laporan pendahuluan

b.      Laporan mingguan

c.       Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengembangan sistem ini.

  SMA NEGERI 4 BOGOR

I Nyoman Pande W. D. 5113100002

Setiyo Adiwicaksono 5113100020