Soal ETS Kelas F

I Nyoman Pande Wahyu - 5113100002

Deskripsi studi kasus

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

Pertanyaan :

1.     Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.

2.     Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.

3.     Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

4.     Jika tersedia dana 100 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.

5.     Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?

Jawab :

1.       Modul – modul yang digunakan :

·         Modul Pengarsipan Surat (surat masuk dan keluar)

·         Modul Surat Menyurat Internal

·         Modul notifikasi e-mail

·         Modul Integrasi sms dan e-mail (notifikasi ke sms)

·         Modul Disposisi Surat

·         Modul User

·         Modul tembusan surat

·         Modul draft atau template

2.       Gambaran Sistem :  Sistem yang dibangun adalah sistem manajemen surat menyurat dalam satu organsisasi atau instansi. Dimulai dengan melakukan login pegawai, kemudian muncul halaman utama dari aplikasi tersebut.

3.       Ruang Lingkup :  Melakukan proses surat – menyurat antar pengguna dalam suatu instansi tanpa menggunakan kertas, Memanajemen surat masuk dan surat keluar, memanejemen disposisi surat, memberikan notifikasi email untuk surat masuk dan keluar dan terintegrasi dengan sms

4.       KAK :

PERIHAL	PENJELASAN
Latar Belakang	Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi. E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
Maksud dan Tujuan	Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk membantu dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar beserta proses pendistribusiannya. Selain itu juga membantu dalam pengarsipan surat.
Sasaran	Instansi atau organisasi yang membutuhkan aplikasi yang membantu dalam melakukan manajemen surat
Nama dan Organisasi Pengguna Jasa	Perusahaan yang bergerak di bidang  audit
Sumber Pendanaan	APBD tahun 2016
Lingkup, Lokasi, Fasilitas, dan Alih Pengetahuan	a.       Lingkup Kegiatan 1.       Melakukan Manajemen surat (baik surat masuk maupun surat keluar) 2.       Disposisi Surat ( proses pendistribusian surat) 3.       Membuat surat dari draft atau template 4.       Melakukan proses surat – menyurat dalam suatu instansi tanpa menggunakan kertas b.       Lokasi Kegiatan                 Kantor  pusat perusahaan audit c.       Data dan Fasiltias Penunjang 1.       Penyediaan oleh Pengguna Jasa (data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa) (i.)                Laporan dan data -> Data permohonan Aplikasi e-surat dalam bentuk kertas, Data permohonan Aplikasi e-surat dalam bentuk elektronik (ii.)               Akomodasi ruang dan kantor -> Sebuah ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet (iii.)             Staf admin -> bertugas memantau kegiatan penggunaan aplikasi e-surat d.       Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi terkait dengan tata cara pengguna aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana seorang dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

5.       Untuk mengerjakan proyek tersebut diperlukan tim dengan tanggung jawab sebagai berikut :

·         1 orang Project Manager

·         1 orang System Analyst

·         1 orang Database programmer merangkap sebagai administrator

·         1 orang programmer web

Project Charter Document

Project Name: Pembuatan Sistem Informasi Hotel

Company : Hotel Melati Cimahi

Focus Area: Sistem Informasi

Product/Process: Website

Project Time : 28 March 2016 till 30 May 2016

Cost Estimation : Rp 4.500.000

 

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
I Nyoman Pande Wahyu	Project Manager
Setiyo Adiwicaksono	Developer
Achmad Farrisi, S.Kom	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	16/03/2012	Setiyo A	Document created

Confidential project-charter-SIHotel

Setiyo Adiwicaksono & I Nyoman Pande Wahyu D.

Last printed on 3/21/2016 7:23:00 AM

Table of Contents

1. PROJECT CHARTER PURPOSE 3

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY 3

3. PROJECT OVERVIEW 3

4. PROJECT SCOPE 3

4.1. Goals and Obejctives 3

4.2. Departemental Statement of Work (SOW) 4

4.3. Project Deriverables 4

4.4. Derivelables Out of Scope 4

4.5. Project Estimated Costs & Duration 4

5. PROJECT CONDITION 4

5.1. Project Assumptions 4

5.2. Project Issues 4

5.3. Project Risks 5

5.4. Project Constraints 5

6. PROJECT STRUCTURE APPROACH 5

7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS 5

8. APPROVAL 5

1        PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah Sistem Informasi untuk reservasi pada hotel melati. Untuk memenuhi kebutuhan reservsi yang dirasa sudah tidak relevan dengan kemajuan teknologi saat ini, maka kami akan membuat sistem informasi yang membantu untuk melakukan reservasi kamar pada hotel melati. Hal ini juga membuat konsumen untuk lebih mudah dalam memesan kamar di hotel melati serta memudahkan karyawan yang bekerja untuk memantau aktifitas perhotelan melalui sistem informasi tersebut.

2           PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

•      Project goals

•      Objectives

•      Scope

•      Assumptions

•      Risks

•      Costs

•      Timeline

•      Approach

•      Organization

3           PROJECT OVERVIEW

Hotel merupakan fasilitas yang sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat meliputi kebutuhan traveling antar kota dalam urusan bisnis maupun wisata. Hotel yang terletak di tengah kota dengan prospek yang menjanjikan tentunya memerlukan suatu system reservasi demi kelancaran pelayanan. Hotel dengan pelayanan yang memuaskan dan menyediakan fasilitas kamar dengan beberapa kelas, laundry, hingga restoran pasti akan banyak dikunjungi para tamu yang akan menginap. Mengingat banyaknya jumlah tamu yang berkunjung, maka masalah dalam pengelolaan informasi persediaan kamar, layanan kamar, laundry hingga restoran menjadi sangat penting. Oleh karena itu, perlu kiranya dibuat sebuah sistem informasi reservasi hotel sehingga pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan dapat dilakukan secara cepat, mudah dan akurat.  

4        PROJECT SCOPE

4.1      Goals and Objectives

Goal	Objective
Proyek akan dapat membuat Sistem Informasi Reservasi hotel	Melakukan interview dengan sebagian besar karyawan hotel yang nantinya akan menggunakan sistem informasi tersebut Melakukan interview dengan pemilik hotel guna mengetahui  fitur – fitur apa yang diperlukan dan vital Mengembangkan sistem informasi dan melakukan testing
Proyek akan menyediakan fitur khusus kepada admin untuk dapat mengatur dan mejaga kelangsungan atau jalan kerja dari sistem informasi reservasi hotel ini.	Melakukan interview kepada calon admin Membuat admin memiliki hak akses yang lebih leluasa dibandingkan pegawai dan penyewa hotel

4.2      Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/ Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project manager, stake holder	Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada apliaksi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
Fitur-fitur mengenai sistem informasi reservasi hotel yang akan dibuat	Application Developer, Stakeholder	Tim application developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebtuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada sistem informasi tersebut
Melakukan desain interface sistem informasi	Application Designer, stakeholder	Application designer dan stakeholder bersama-sama mendiskusikan desain yagn sesuai dengan kebutuhan stakeholder.
Deskripsi hasil kerja berupa spesifikasi kebutuhan, source code, dan test plan (skenario pengujian)	Stakeholder, tim proyek (proyek manager, developer, designer)	Tim proyek mendiskusikan  rencana yang berhasil dibuat kepada stakeholder
Estimasi usaha setiap work product	Project Manager	Project Manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang berfungsi untuk memperkirakan estimasi waktu, biaya, dan informasi yang diperlukan sudah didapatkan
Testing aplikasi	Tester (dapat berupa seorang developer)	Melakukan uji coba terhadap sistem informasi hotel yang sudah jadi sesuai dengan test plan yang telah dibuat dan disetujui
Implementasi sistem informasi reservasi hotel	Tim proyek	Tim melakukan implementasi sistem informasi reservasi hotel dengan cara menyiapkan baik hardware yang diperlukan dan pemasangan software ke hardware tersebut

4.3      Project Deliverables

Milestones	Deliverable
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (karyawan tetap) untuk mendapatkan kebutuhan yang sesuai (elisitasi kebutuhan)	·       Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek ·       Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder ·       Data struktur organisasi Hotel Melati Cimahi ·       Data para karyawan Hotel Melati Cimahi ·       Data pemilik Hotel Melati Cimahi ·       Menentukan batasan proyek ·       Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ·       Menghasilkan dokumentasi pertemuan ·       Menghasilkan dokument kebutuhan proyek
Melakukan wawancara terhadap stakeholder sekunder (karyawan honorer)	·         Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk   proyek yang akan dibuat. ·         Dokumen kebutuhan proyek ·         Menghasilkan dokumentasi pertemuan ·         Menghasilkan dokumen kebutuhan proyek ·         Menghasilkan dokumen pengembangan sistem informasi
Pembuatan sistem (prototyping)	·         Sistem informasi reservasi hotel sudah dapat bekerja paling tidak 70%, sisanya menunggu feedback stakeholder ·         Sudah menghasilkan dokumentasi pengembangan sistem informasi  yang berisi progress pembuatan
Desain Interface	·         Hasil sistem informasi yang telah selesai dengan status sudah ditambahkan masukan dari dokumen kebutuhan yang sudah diperbarui ·         Menghasilkan dokumen pengembangan sistem informasi yang sudah final
Presentasi prototype kepada stakeholder	·         Mendapatkan feedback dari stakeholder ·         Menghasilkan dokumen kebutuhan proyek
Presentasi produk akhir	·         Layanan  berjalan sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh stakeholder ·         Sistem dapat berjalan dengan baik ·         Produk telah dimplementasikan

4.4      Deliverables Out of Scope

Hal yang tidak termasuk dalam proyek ini adalah data manual rekapan yang sebelum sistem dibuat sudah berada di sistem. Sistem ini dibuat untuk memudahkan melakukan reservasi hotel dengan disediakan fitur – fitur standar seperti check in, check out, pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya.  

4.5      Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deiverabe(s) included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	30/03/2016	·         Infromasi mengenai Hotel Cimahi ·         Informasi stakeholder yang terlibat ·         Informasi proses bisnis yang ada ·         Informasi struktur organisasi hotel cimahi, dan masing-masing hak nya dalam menggunakan sistem informasi tersebut ·         Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	31/03/2016	·         Dokumen kebutuhan yang sudah final	High
Desain sistem dan interface	22/04/2016	·         Prototype sistem informasi	High
Presentasi ke stakeholder	23/04/2016	·         Feedback dari stakeholder mengenai prototype sistem informasi ·         Dokumen perubahan (berisi feedback)	Medium
Hosting server dan isntalasi aplikasi	18/05/2016	·         Melakukan pembelian hardware sebagai server dan planting server pada hotel cimahi	Medium
Testing aplikasi	20/05/2016	·         Membuat dokumentasi hasil testing sistem informasi	High

5        PROJECT CONDITIONS

5.1      Project Assumptions

•      Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Reservasi Hotel

•      Proyek  ini diasumsikan dapat membantu karyawan dan pengguna system informasi dalam melakukan reervasi hotel

•      Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu berjalan dan diawasi oleh karyawan hotel bagian reservasi hotel.

•      Proyek ini diasumsikan website yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan selanjutnya

5.2      Project Issues

Priority Criteria

1 −High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 − Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 − Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4 − Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project	Kemungkinana terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan dan mengerti alur dan perkembangan dari proyek tersebut agar bisa menggantikan orang tersebut
			Manager
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak. Dan melakukan bakup sebelum terjadi mati lampu tersebut
3	Data Hilang	High	Tim	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.
			Proyek

5.3      Project Risks

#	Risk Area	Likehood	Risk Owner	Project Impact-Migration Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project manager	Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
2	Stakeholder utama kurang memberikan informasi	Medium	Project manager	Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
3	Ruang lingkup proyek melebar secara luas	High	Project manager	Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project manager	Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan

5.4      Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

•       Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi Sistem informasi ini.

•       Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

•       Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

•       Tingkat sekuritas aplikasi ini sesuai dengan permintaan stakeholder.

•       Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk Hotel Cimahi.

6        Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.

7	Project Team Organization Plans
		Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
		Project Manager	I Nyoman Pande Wahyu	•	Melakukan interview
					terhadap stakeholder
					proyek
				•	Melukan pembagian
					tugas
				•	Control Project Team
				•	Bertanggung jawab atas
					berjalannya proyek
				•	Finnancial
		Web Developer	Setiyo Adiwicaksono	•	Melakukan
					pengembangan website
		Web Designer	I Nyoman Pande Wahyu	•	Desain interface website
		Website Analyst	Setiyo Adiwicaksono	•	Melakukan analisa
					terhadap rancangan
					website
		Dokumentator	Setiyo Adiwicaksono	•	Dokumentasi pengerjaan
					proyek
				•	Dokumentasi
					pengembangan website
		Tester	I Nyoman Pande Wahyu	•	Melakukan pengujian
					terhadap fitur-fitur
					website
				•	Memberikan feedback

8        APPROVALS

Prepared by Setiyo Adiwicaksono       

Approved by