Tugas MPPL Kerangka Acuan Kerja (KAK) PROYEK PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL MELATI CIMAHI

TUGAS MPPL

KERANGKA ACUAN KERJA

PROYEK PEMBUTAN SISTEM INFORMASI

RESERVASI HOTEL MELATI CIMAHI

Oleh:

Kelas F
I Nyoman Pande Wahyu       (5113100002)

Setiyo Adiwicaksono             (5113100020)

Dosen

Fajar Baskoro, S.Kom., M.T.

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

 2016

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

1.       LATAR BELAKANG

Hotel merupakan fasilitas yang sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat meliputi kebutuhan traveling antar kota dalam urusan bisnis maupun wisata. Hotel yang terletak di tengah kota dengan prospek yang menjanjikan tentunya memerlukan suatu system reservasi demi kelancaran pelayanan. Hotel dengan pelayanan yang memuaskan dan menyediakan fasilitas kamar dengan beberapa kelas, laundry, hingga restoran pasti akan banyak dikunjungi para tamu yang akan menginap. Mengingat banyaknya jumlah tamu yang berkunjung, maka masalah dalam pengelolaan informasi persediaan kamar, layanan kamar, laundry hingga restoran menjadi sangat penting. Oleh karena itu, perlu kiranya dibuat sebuah sistem informasi reservasi hotel sehingga pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan dapat dilakukan secara cepat, mudah dan akurat.  

2.       MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Reservasi Hotel ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.       Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem informasi reservasi hotel  yang memiliki fitur-fitur standar seperti informasi data kamar dan kelas yg kosong dan terisi, data tamu, data transaksi cheek-in dan cheek-out, pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan dan sebagainya.

2.       Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membuat proses administrasi hotel menjadi teratur dan akurat serta informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat, tepat, akurat. 

3.       Sistem informasi ini dapat digunakan untuk membantu dalam mengetahui data kamar dan kelas yg kosong dan terisi, laporan kegiatan dan transaksi hotel harian, mingguan, bulanan, dan mendapatkan hasil laporan yang akurat dan benar . 

4.       Data record transaksi dapat tersimpan dengan aman. 

5.       Dapat meminimalisir bahkan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang mungkin seperti yang terjadi jika menggunakan pencatatan secara manual. 

6.       Dapat mengetahui dengan cepat dan mudah kamar dan kelas yang paling laku sehingga dapat menambah service pelayanan kamar yang lebih memuaskan. 

7.       Mempermudah pencarian data transaksi cheek-in cheek-out dan data tamu yang berlangsung beberapa hari/minggu /bulan sebelumnya. 

8.       Dapat mencegah adanya data-data yang hilang seperti halnya yang kadang terjadi jika melakukan pencatatan secara manual. 

3.       SASARAN

Dengan adanya sistem informasi reservasi hotel ini diharapkan akan menghasilkan sistem administrasi hotel yang baik dan akurat, mempermudah kerja resepsionist dan admin dalam pencarian data kamar dan kelas serta data tamu. Dan pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan sehingga mendapatkan efisiensi waktu dan keakuratan data.

4.       NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Pihak Developer pembuat Sistem Reservasi hotel dan Hotel Melati Cimahi

5.       SUMBER PENDANAAN

Anggaran pendanaan pembuatan Sistem Reservasi Hotel ini adalah Rp4.500.000,00 (Empat juta lima ratus ribu rupiah) dengan rincian :

6.       LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

a)      Lingkup kegiatan:

a.       Membangun database harga kelas kamar, layanan kamar

b.      Mengelola kamar kelas dari stok kamar hingga harga kamar

c.       Mengelola daftar tamu

d.      Menu pencarian daftar tamu dan kamar

e.      Mengelola check in dan check out tamu

f.        Membuat sistem yang dapat mengeluarkan laporan transaksi dan kegiatan harian, mingguan, dan bulanan

b)      Lokasi kegiatan

Hotel Melati Cimahi

c)       Data dan fasilitas penunjang

a.       Penyediaan oleh pengguna jasa

Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa:

                                                                                       i.      Laporan dan Data

1.       Data permohonan Sistem Informasi Reservasi Hotel dalam bentuk kertas

2.       Data permohonan Sistem Informasi Reservasi Hotel dalam bentuk elektronik

                                                                                     ii.      Akomodasi ruang dan kantor

Sebuah ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet (dapat berupa hotspot maupun kabel internet)

                                                                                    iii.      Staf admin

2 orang admin, yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan Sistem Informasi Reservasi Hotel

d)      Alih pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

7.       METODOLOGI

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Sistem Informasi Reservasi Hotel, tahapannya sebagai berikut :

1.       Analisis Kebutuhan

Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di Hotel, mengidentifikasikan fungsi – fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara pasti.

2.       Analis dan Perancangan Sistem

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, DataFlow Diagram, desain file, desain tabel, relasi tabel, dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi – fungsi bisnis yang dikehendaki

3.       Pemrograman

Melakukan coding  untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat.  Jumlah baris coding menentukan besar – kecilnya harga aplikasi tersebut

4.       Pengujian

Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi – fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.

5.       Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional

6.       Pelatihan

Sebelum diserah terimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih user  atau operator/resepsionis/reservasi Hotel yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna dikemudian hari.

7.       Pemeliharaan

Proyek Perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

8.       JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
        Jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini kurang lebih sembilan puluh hari (90 hari)

9.       KUALIFIKASI

Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:

a)      Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Sistem Manajemen Kemananan Informasi pihak Hotel Melati Cimahi.

b)      Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan sistem / aplikasi berbasis WEB dengan skala besar.

c)       Pernah mempunyai pengalaman sebelumnya dalam membuat proyek aplikasi berbasi web.

d)      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi.

e)      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

f)       Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.

g)      Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.

h)      Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan dan Tim Teknis

i)        Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Hotel Melati Cimahi.

j)        Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10.   TENAGA AHLI

Untuk melaksanakan proyek sistem informasi reservasi Hotel disiapkan SDM 4 orang dengan peran rangkap seperti dalam tabel dibawah ini:

11.   KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

a)      Sistem Informasi Reservasi Hotel Melati Cimahi.

b)      Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.

c)       Program dengan source code.

d)      Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual

e)      Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)

f)       Cara melakukan instalasi aplikasi

g)      Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah .docx dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

12.   LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

a)      Laporan pendahuluan, berisi:

a.       Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh

b.      Jadwal kegiatan penyedia jasa

b)      Laporan mingguan

a.       Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi

b.      Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami

c.       Presentasi/progress hasil pekerjaan

c)       Laporan akhir

a.       Laporan pendahuluan

b.      Laporan mingguan

c.       Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengembangan sistem ini.

  Hotel Melati Cimahi,

I Nyoman Pande W. D. 5113100002

Setiyo Adiwicaksono 5113100020