Soal ETS Kelas F

I Nyoman Pande Wahyu - 5113100002

Deskripsi studi kasus

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

Pertanyaan :

1.     Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.

2.     Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.

3.     Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

4.     Jika tersedia dana 100 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.

5.     Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?

Jawab :

1.       Modul – modul yang digunakan :

·         Modul Pengarsipan Surat (surat masuk dan keluar)

·         Modul Surat Menyurat Internal

·         Modul notifikasi e-mail

·         Modul Integrasi sms dan e-mail (notifikasi ke sms)

·         Modul Disposisi Surat

·         Modul User

·         Modul tembusan surat

·         Modul draft atau template

2.       Gambaran Sistem :  Sistem yang dibangun adalah sistem manajemen surat menyurat dalam satu organsisasi atau instansi. Dimulai dengan melakukan login pegawai, kemudian muncul halaman utama dari aplikasi tersebut.

3.       Ruang Lingkup :  Melakukan proses surat – menyurat antar pengguna dalam suatu instansi tanpa menggunakan kertas, Memanajemen surat masuk dan surat keluar, memanejemen disposisi surat, memberikan notifikasi email untuk surat masuk dan keluar dan terintegrasi dengan sms

4.       KAK :

PERIHAL	PENJELASAN
Latar Belakang	Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi. E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
Maksud dan Tujuan	Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk membantu dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar beserta proses pendistribusiannya. Selain itu juga membantu dalam pengarsipan surat.
Sasaran	Instansi atau organisasi yang membutuhkan aplikasi yang membantu dalam melakukan manajemen surat
Nama dan Organisasi Pengguna Jasa	Perusahaan yang bergerak di bidang  audit
Sumber Pendanaan	APBD tahun 2016
Lingkup, Lokasi, Fasilitas, dan Alih Pengetahuan	a.       Lingkup Kegiatan 1.       Melakukan Manajemen surat (baik surat masuk maupun surat keluar) 2.       Disposisi Surat ( proses pendistribusian surat) 3.       Membuat surat dari draft atau template 4.       Melakukan proses surat – menyurat dalam suatu instansi tanpa menggunakan kertas b.       Lokasi Kegiatan                 Kantor  pusat perusahaan audit c.       Data dan Fasiltias Penunjang 1.       Penyediaan oleh Pengguna Jasa (data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa) (i.)                Laporan dan data -> Data permohonan Aplikasi e-surat dalam bentuk kertas, Data permohonan Aplikasi e-surat dalam bentuk elektronik (ii.)               Akomodasi ruang dan kantor -> Sebuah ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet (iii.)             Staf admin -> bertugas memantau kegiatan penggunaan aplikasi e-surat d.       Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi terkait dengan tata cara pengguna aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana seorang dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

5.       Untuk mengerjakan proyek tersebut diperlukan tim dengan tanggung jawab sebagai berikut :

·         1 orang Project Manager

·         1 orang System Analyst

·         1 orang Database programmer merangkap sebagai administrator

·         1 orang programmer web