Project
Charter Document
Project Name: Pembuatan Sistem Informasi Hotel
Company : Hotel Melati Cimahi
Focus Area: Sistem Informasi
Product/Process: Website
Project Time : 28 March 2016 till 30 May 2016
Cost Estimation : Rp 4.500.000
Prepared By
Document Owner(s)
|
Project/Organization
Role
|
|
I Nyoman Pande Wahyu
|
Project Manager
|
|
Setiyo Adiwicaksono
|
Developer
|
|
Achmad Farrisi, S.Kom
|
Stakeholder
|
|
Project Charter Version Control
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
|
1.0
|
16/03/2012
|
Setiyo A
|
Document created
|
|
Confidential
project-charter-SIHotel
Setiyo
Adiwicaksono & I Nyoman Pande Wahyu D.
Last
printed on 3/21/2016 7:23:00 AM
1.
PROJECT CHARTER PURPOSE 3
2.
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY 3
3.
PROJECT OVERVIEW 3
4.
PROJECT SCOPE 3
4.1.
Goals and Obejctives 3
4.2.
Departemental Statement of Work (SOW) 4
4.3.
Project Deriverables 4
4.4.
Derivelables Out of Scope 4
4.5.
Project Estimated Costs & Duration 4
5.
PROJECT CONDITION 4
5.1.
Project Assumptions 4
5.2.
Project Issues 4
5.3.
Project Risks 5
5.4.
Project Constraints 5
6.
PROJECT STRUCTURE APPROACH 5
7.
PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS 5
8.
APPROVAL 5
1 PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah Sistem Informasi
untuk reservasi pada hotel melati. Untuk memenuhi kebutuhan reservsi yang
dirasa sudah tidak relevan dengan kemajuan teknologi saat ini, maka kami akan
membuat sistem informasi yang membantu untuk melakukan reservasi kamar pada
hotel melati. Hal ini juga membuat konsumen untuk lebih mudah dalam memesan
kamar di hotel melati serta memudahkan karyawan yang bekerja untuk memantau
aktifitas perhotelan melalui sistem informasi tersebut.
2
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
•
Project
goals
•
Objectives
•
Scope
•
Assumptions
•
Risks
•
Costs
•
Timeline
•
Approach
•
Organization
3
PROJECT OVERVIEW
Hotel merupakan fasilitas yang sudah menjadi kebutuhan yang sangat
penting bagi masyarakat meliputi kebutuhan traveling antar kota dalam urusan
bisnis maupun wisata. Hotel yang terletak di tengah kota dengan prospek yang
menjanjikan tentunya memerlukan suatu system reservasi demi kelancaran
pelayanan. Hotel dengan pelayanan yang memuaskan dan menyediakan fasilitas
kamar dengan beberapa kelas, laundry, hingga restoran pasti akan banyak
dikunjungi para tamu yang akan menginap. Mengingat banyaknya jumlah tamu yang
berkunjung, maka masalah dalam pengelolaan informasi persediaan kamar, layanan
kamar, laundry hingga restoran menjadi sangat penting. Oleh karena itu, perlu
kiranya dibuat sebuah sistem informasi reservasi hotel sehingga pengelolaan
informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan
daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in
dan cheek-out, pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan dapat dilakukan
secara cepat, mudah dan akurat.
4 PROJECT SCOPE
4.1
Goals and Objectives
Goal
|
Objective
|
Proyek akan dapat
membuat Sistem Informasi Reservasi hotel
|
|
Proyek akan
menyediakan fitur khusus kepada admin untuk dapat mengatur dan mejaga kelangsungan
atau jalan kerja dari sistem informasi reservasi hotel ini.
|
|
4.2
Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/ Sequence
|
Interview kebutuhan stakeholder
|
Project manager, stake holder
|
Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui
kebutuhan yang harus ada pada apliaksi yang akan dikembangkan (elisitasi
kebutuhan)
|
Fitur-fitur mengenai sistem informasi reservasi hotel yang
akan dibuat
|
Application Developer, Stakeholder
|
Tim application developer dan stakeholder mendiskusikan dan
membuat kebtuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang
dibutuhkan pada sistem informasi tersebut
|
Melakukan desain
interface sistem informasi
|
Application Designer, stakeholder
|
Application designer dan stakeholder bersama-sama
mendiskusikan desain yagn sesuai dengan kebutuhan stakeholder.
|
Deskripsi hasil kerja berupa spesifikasi kebutuhan, source
code, dan test plan (skenario pengujian)
|
Stakeholder, tim proyek (proyek manager, developer,
designer)
|
Tim proyek mendiskusikan rencana yang berhasil dibuat kepada
stakeholder
|
Estimasi usaha setiap work product
|
Project Manager
|
Project Manager
memilih seorang moderator dan tim estimasi yang berfungsi untuk memperkirakan
estimasi waktu, biaya, dan informasi yang diperlukan sudah didapatkan
|
Testing aplikasi
|
Tester (dapat berupa seorang developer)
|
Melakukan uji coba terhadap sistem informasi hotel yang
sudah jadi sesuai dengan test plan yang telah dibuat dan disetujui
|
Implementasi sistem informasi reservasi hotel
|
Tim proyek
|
Tim melakukan implementasi sistem informasi reservasi hotel
dengan cara menyiapkan baik hardware yang diperlukan dan pemasangan software
ke hardware tersebut
|
4.3
Project Deliverables
Milestones
|
Deliverable
|
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama
(karyawan tetap) untuk mendapatkan kebutuhan yang sesuai (elisitasi kebutuhan)
|
· Mendapatkan
data dan informasi mengenai proyek
· Mendapatkan
kebutuhan utama stakeholder
· Data
struktur organisasi Hotel Melati Cimahi
· Data
para karyawan Hotel Melati Cimahi
· Data
pemilik Hotel Melati Cimahi
· Menentukan
batasan proyek
· Menentukan
estimasi kebutuhan dana awal
· Menghasilkan
dokumentasi pertemuan
· Menghasilkan
dokument kebutuhan proyek
|
Melakukan wawancara terhadap stakeholder sekunder (karyawan
honorer)
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung
untuk proyek yang akan dibuat.
·
Dokumen kebutuhan proyek
·
Menghasilkan dokumentasi pertemuan
·
Menghasilkan dokumen kebutuhan proyek
·
Menghasilkan dokumen pengembangan sistem
informasi
|
Pembuatan
sistem (prototyping)
|
·
Sistem informasi reservasi hotel sudah
dapat bekerja paling tidak 70%, sisanya menunggu feedback stakeholder
·
Sudah menghasilkan dokumentasi
pengembangan sistem informasi yang
berisi progress pembuatan
|
Desain
Interface
|
·
Hasil sistem informasi yang telah selesai
dengan status sudah ditambahkan masukan dari dokumen kebutuhan yang sudah
diperbarui
·
Menghasilkan dokumen pengembangan sistem
informasi yang sudah final
|
Presentasi
prototype kepada stakeholder
|
·
Mendapatkan feedback dari stakeholder
·
Menghasilkan dokumen kebutuhan proyek
|
Presentasi
produk akhir
|
·
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan
yang diminta oleh stakeholder
·
Sistem dapat berjalan dengan baik
·
Produk telah dimplementasikan
|
4.4
Deliverables Out of Scope
Hal yang tidak termasuk dalam proyek ini
adalah data manual rekapan yang sebelum sistem dibuat sudah berada di sistem.
Sistem ini dibuat untuk memudahkan melakukan reservasi hotel dengan disediakan
fitur – fitur standar seperti check in, check out, pembuatan laporan harian,
mingguan, bulanan, dan sebagainya.
4.5
Project Estimated Costs & Duration
Project
Milestone
|
Date
Estimate
|
Deiverabe(s)
included
|
Confidence
Level
|
Melakukan
interview pada stakeholder
|
30/03/2016
|
·
Infromasi mengenai Hotel Cimahi
·
Informasi stakeholder yang terlibat
·
Informasi proses bisnis yang ada
·
Informasi struktur organisasi hotel
cimahi, dan masing-masing hak nya dalam menggunakan sistem informasi tersebut
·
Dokumen kebutuhan
|
High
|
Analisa
hasil interview
|
31/03/2016
|
·
Dokumen kebutuhan yang sudah final
|
High
|
Desain
sistem dan interface
|
22/04/2016
|
·
Prototype sistem informasi
|
High
|
Presentasi
ke stakeholder
|
23/04/2016
|
·
Feedback dari stakeholder mengenai
prototype sistem informasi
·
Dokumen perubahan (berisi feedback)
|
Medium
|
Hosting
server dan isntalasi aplikasi
|
18/05/2016
|
·
Melakukan pembelian hardware sebagai
server dan planting server pada hotel cimahi
|
Medium
|
Testing
aplikasi
|
20/05/2016
|
·
Membuat dokumentasi hasil testing sistem
informasi
|
High
|
5 PROJECT CONDITIONS
5.1
Project Assumptions
•
Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang
bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu
Sistem Informasi Reservasi Hotel
• Proyek ini diasumsikan dapat membantu karyawan dan
pengguna system informasi dalam melakukan reervasi hotel
• Proyek
ini diasumsikan suatu website yang akan selalu berjalan dan diawasi oleh
karyawan hotel bagian reservasi hotel.
• Proyek
ini diasumsikan website yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan selanjutnya
5.2
Project Issues
Priority Criteria
1 −High-priority/critical-path issue;
requires immediate follow-up and resolution.
2 − Medium-priority
issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 − Low-priority
issue; to be resolved prior to project completion.
4 − Closed issue.
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status &
Resolution
|
1
|
Anggota tim mendapatkan musibah
|
Low
|
Project
|
Kemungkinana
terjadi hal yang
tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim
|
Mempunyai anggota
cadangan yang siap
dipekerjakan dan mengerti alur dan perkembangan
dari proyek tersebut agar bisa menggantikan orang tersebut
|
Manager
|
|||||
2
|
Listrik mati
pada saat
pengembangan aplikasi web
|
High
|
Web
Developer,Web
Designer
|
Kemungkinan
terjadi mati
listrik
pada saat
pengembangan
proyek.
|
Menyiapkan aliran listrik
cadangan
menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak. Dan melakukan
bakup sebelum terjadi mati lampu tersebut
|
3
|
Data Hilang
|
High
|
Tim
|
Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
virus dan
bencana yang
tidak terduga
|
Melakukan backup secara
berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus.
|
Proyek
|
|||||
5.3
Project Risks
#
|
Risk
Area
|
Likehood
|
Risk
Owner
|
Project
Impact-Migration Plan
|
1
|
Waktu
untuk melakukan pertemuan sangat sulit
|
High
|
Project
manager
|
Pertemuan
dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan
tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
|
2
|
Stakeholder
utama kurang memberikan informasi
|
Medium
|
Project
manager
|
Mencari
stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan
dapat memberikan tambahan informasi
|
3
|
Ruang
lingkup proyek melebar secara luas
|
High
|
Project
manager
|
Menjelaskan
diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan
ruang lingkupnya
|
4
|
Waktu
pengerjaan proyek terlambat dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat
jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada
tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
|
5
|
Kurangnya
personil tim
|
Medium
|
Project
manager
|
Merekrut
anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan
|
5.4
Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan
adalah sebagai berikut :
•
Proyek
hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi Sistem informasi ini.
•
Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai
dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.
•
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang
telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati.
Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam
dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
•
Tingkat
sekuritas aplikasi ini sesuai dengan permintaan stakeholder.
•
Aplikasi
web yang dikembangkan dibuat khusus untuk Hotel Cimahi.
6 Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan
proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview
dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan
interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut
kemudian diolah untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana
pengembangan proyek aplikasi web profiling.
7
|
Project Team
Organization Plans
|
||||
Project Team Role
|
Project Team
Member(s)
|
Responsibilities
|
|||
Project Manager
|
I Nyoman Pande Wahyu
|
•
|
Melakukan interview
|
||
terhadap stakeholder
|
|||||
proyek
|
|||||
•
|
Melukan pembagian
|
||||
tugas
|
|||||
•
|
Control Project Team
|
||||
•
|
Bertanggung jawab atas
|
||||
berjalannya proyek
|
|||||
•
|
Finnancial
|
||||
Web Developer
|
Setiyo Adiwicaksono
|
•
|
Melakukan
|
||
pengembangan website
|
|||||
Web Designer
|
I Nyoman Pande Wahyu
|
•
|
Desain interface website
|
||
Website Analyst
|
Setiyo Adiwicaksono
|
•
|
Melakukan analisa
|
||
terhadap rancangan
|
|||||
website
|
|||||
Dokumentator
|
Setiyo Adiwicaksono
|
•
|
Dokumentasi pengerjaan
|
||
proyek
|
|||||
•
|
Dokumentasi
|
||||
pengembangan website
|
|||||
Tester
|
I Nyoman Pande Wahyu
|
•
|
Melakukan pengujian
|
||
terhadap
fitur-fitur
|
|||||
website
|
|||||
•
|
Memberikan feedback
|
||||
8 APPROVALS
Prepared by Setiyo
Adiwicaksono
Approved by
Tidak ada komentar:
Posting Komentar